1. OBJETO Y ÁMBITO DE APLICACIÓN
El presente documento nace con el propósito de establecer las normas y procedimientos básicos que deben regular la gestión del Sistema interno de información y los canales internos de información de WEWI MOBILE, S.L. (FINETWORK) de conformidad con lo dispuesto en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.
Ante la voluntad de FINETWORK de colaborar en la vigilancia del cumplimiento normativo aplicable a la empresa y a sus empleados, se implementa este Sistema interno de información como cauce de comunicación sobre posibles incumplimientos que puedan surgir en el seno de FINETWORK.
A partir de este momento, a través del Sistema interno de información, las personas que forman parte de FINETWORK (empleados, socios, directivos, etc.) y otras partes interesadas (colaboradores comerciales, proveedores, etc.), cuentan con un medio de comunicación confidencial y transparente para informar de aquellos comportamientos o conductas que puedan conllevar alguna irregularidad o acto contrario a la legalidad cometido por otros integrantes de FINETWORK o empresas colaboradoras.
Las conductas que pueden ser objeto de comunicación a través de este Sistema interno son las recogidas en el artículo 2.1 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, en concreto:
- Cualesquiera acciones u omisiones que puedan constituir infracciones del Derecho de la Unión Europea.
- Acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracción penal o administrativa grave o muy grave.
Adicionalmente, también podrán ser comunicadas a través de este Sistema interno cualquier conducta y/o incumplimiento de procedimientos, protocolos, políticas o normas internas de FINETWORK.
Este Procedimiento es de obligado cumplimiento y de aplicación a todos los miembros de la empresa, independientemente de la posición y de la función que desempeñan en la misma.
2. FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN
El Responsable del Sistema interno de información designado por el Consejo de Administración (en adelante el Responsable del Sistema), tiene atribuida la función de velar por su correcto funcionamiento, de forma independiente y autónoma, debiendo impulsar las investigaciones que sean necesarias y proponer, en su caso, las medidas oportunas.
El Responsable podrá delegar, en una o varias personas, la gestión de comunicaciones atendiendo a su naturaleza y dificultad. Dicha tramitación incluye: recepción de la denuncia, examen inicial, asignación de un código identificativo, acuse de recibo, información al denunciado, investigación o comprobación de los hechos, resolución y propuesta de actuación y elaboración de informes de funcionamiento.
1. Canales de información para realizar la comunicación
A) Canales internos de información
El Sistema interno de información permite la presentación de comunicaciones a través de los siguientes canales:
- Formulario incluido en la página web de FINETWORK (www.finetwork.com).
- Correo ordinario a la dirección: Av. San Luis de Cuba, 7B, Elda – 03600 (Alicante) a la atención del Responsable del Sistema interno de información.
- A solicitud del informante, también podrá presentarse mediante una reunión presencial en un plazo máximo de siete (7) días naturales.
Las comunicaciones verbales, incluidas las realizadas a través de reunión presencial o telefónicamente, deberán documentarse de alguna de las siguientes maneras, previo consentimiento del informante:
- mediante una grabación de la conversación en un formato seguro duradero y accesible, o
- a través de una transcripción completa y exacta de la conversación realizada por el Responsable. Sin perjuicio de los derechos que le corresponden de acuerdo a la normativa sobre protección de datos, se ofrecerá al informante la oportunidad de comprobar, rectificar y aceptar mediante su firma la transcripción de la conversación.
A dichos Canales y al contenido de las Comunicaciones tendrán acceso directo y exclusivamente el Responsable del Sistema y, en su caso, las personas designadas específicamente para la gestión ordinaria de dichos Canales por dicho Responsable.
El informante que desee mantenerse en el anonimato podrá hacerlo con las garantías suficientes establecidas en este Procedimiento.
Si algún empleado o directivo de FINETWORK realiza cualquier acción encaminada a impedir una comunicación a través de algunos de los citados canales será sancionado de acuerdo con la normativa laboral aplicable.
Por último, en caso de que la comunicación sea remitida por canales que no sean los establecidos o a miembros del personal no responsables de su tratamiento, el receptor garantizará su confidencialidad y remitirá, de inmediato, la información al Responsable del Sistema.
B) Canal externo de información
Sin perjuicio de la posibilidad de que los informantes presenten las comunicaciones a través de los Canales internos descritos en el apartado A), también podrán realizar comunicaciones externas ante la Autoridad Independiente de Protección del Informante (A.A.I.) o ante las autoridades u órganos autonómicos correspondientes. Actualmente está pendiente de habilitación.
2. Tramitación de las comunicaciones
La tramitación de las comunicaciones deberá respetar las siguientes fases:
1. Recepción y examen inicial
2. Registro y acuse de recibo
3. Procedimiento de investigación
4. Conclusiones del procedimiento de investigación y comunicación a los afectados
1. Recepción y examen inicial
Las comunicaciones realizadas a través de los Canales internos se recibirán y analizarán por el Responsable garantizando la confidencialidad de los informantes y del denunciado o denunciados. Una vez recibida la comunicación, el Responsable del Sistema actuará en función de su contenido:
- si el contenido de la comunicación es una consulta, el Responsable responderá a dicha consulta por el mismo Canal que le fue comunicada a la mayor brevedad;
- si el contenido de la comunicación es una denuncia, el Responsable del Sistema someterá la misma a un examen inicial para decidir sobre su posible admisión y registro o rechazo.
A fin de garantizar el rigor de la investigación y la confidencialidad de las comunicaciones calificadas como consulta, estas deberán contener, como mínimo, la siguiente información:
- Código identificativo del expediente.
- Contraseña.
- Descripción de la consulta.
A fin de garantizar el rigor de la investigación y la confidencialidad de las comunicaciones calificadas como denuncia, estas deberán contener, como mínimo, la siguiente información:
- Datos identificativos de la persona que realiza la comunicación (nombre, apellidos, correo electrónico y teléfono).
Sin perjuicio de lo anterior, para garantizar el buen funcionamiento del Sistema y proteger al informante, también se podrán presentar denuncias anónimas estando obligado el Responsable del Sistema a tramitar las mismas con todas las garantías.
- Vinculación con la empresa (empleado/a, exempleado/a, personal en prácticas / becario/a, socio, proveedor, cliente, subcontratista, otro).
- Motivo de la comunicación (fraude y corrupción, daños contra el medio ambiente, incumplimiento de legislación o normativa interna, discriminación o violación de los Derechos Humanos, trato irrespetuoso, desigual o injusto, actuación no ética en el desempeño profesional, protección de datos, violación de la Propiedad Intelectual o Industrial, otros).
- Descripción de los hechos de forma detallada, siendo lo más específico posible en cuanto a ubicación, nombres, departamentos, fechas, horas, etc.
- Si es posible, se adjuntarán documentos o se añadirán datos de posibles testigos que sustenten el contenido de la comunicación.
Una vez recibida la denuncia, el Responsable del Sistema realizará de inmediato un examen inicial y podrá:
- Inadmitir la denuncia presentada por no estar los hechos descritos en la comunicación incluidos dentro del ámbito de aplicación del Sistema y/o no estar debidamente fundada o no cumplir los requisitos mínimos de veracidad y claridad. En este caso, el Responsable del Sistema comunicará al informante su decisión en un plazo máximo de siete (7) días naturales a contar desde el día siguiente a su recepción y se archivará la denuncia.
- Admitir la denuncia presentada por estar los hechos descritos en la comunicación incluidos dentro del ámbito de aplicación del Sistema y concurrir indicios razonables de la existencia de una acción u omisión constitutiva de delito o de infracción normativa.
En este caso, el Responsable del Sistema comunicará al informante, en un plazo máximo de siete (7) días naturales a contar desde el día siguiente a su recepción, la admisión de la denuncia y su decisión de iniciar el procedimiento de investigación.
En caso de admitir la denuncia y considerar su contenido insuficiente o incompleto, el Responsable del Sistema comunicará, en un plazo máximo de siete (7) días naturales a contar desde el día siguiente a su recepción, la admisión de la denuncia y le solicitará la información adicional necesaria para que pueda iniciarse el procedimiento de investigación.
2. Registro y acuse de recibo
A las denuncias admitidas a trámite se les asignará un código identificativo correlativo junto con una contraseña que será remitida al informante y necesaria para realizar cualquier consulta relacionada con la denuncia. Ambos datos se incorporarán a una base de datos, segura y de acceso restringido exclusivamente al Responsable del Sistema, en la que quedará registrado el
estado de tramitación de la denuncia que se actualizará según avance el procedimiento.
Una vez realizado el examen inicial y si el informante se hubiera identificado, el Responsable remitirá al informante acuse de recibo de la comunicación en el plazo de siete (7) días naturales siguientes a su recepción, de conformidad con lo dispuesto en el apartado 4.1.
No obstante, si el acuse de recibo pudiera poner en peligro la investigación de los hechos, la recopilación de pruebas o la confidencialidad de la denuncia, el Responsable podrá obviar la realización del acuse de recibo, dejando constancia por escrito en su correspondiente registro.
3. Procedimiento de investigación
El procedimiento de investigación tiene por objeto llevar a cabo las investigaciones, informes, entrevistas y actuaciones necesarias para esclarecer los hechos denunciados.
En todo caso, en un plazo no superior a un (1) mes desde la fecha de inicio del procedimiento de investigación, el Responsable del Sistema informará al denunciado del contenido de la denuncia que le afecta, dándole la oportunidad de exponer y defender su posición en relación con la misma.
Siempre que se respete la legalidad el Responsable del Sistema podrá: solicitar información adicional o aclaraciones al informante para acreditar la existencia de la conducta irregular; solicitar informes a los Departamentos afectados; entrevistar a la persona presuntamente responsable de la conducta descrita en la comunicación para que exponga su versión y pueda aportar los medios de prueba de los que dispusiere, respetando la presunción de inocencia y el
derecho al honor de las personas afectadas; acceder a documentos relacionados con el hecho denunciado, incluso a correos electrónicos corporativos del denunciado, conforme las normas establecidas para ello; cualquier otra actuación que el Responsable del Sistema estime necesaria.
En este sentido, todos los empleados de la empresa están obligados a colaborar durante dicho proceso de investigación, poniendo en conocimiento del Responsable del Sistema cuanta información y documentación puedan ayudar al esclarecimiento de los hechos.
El Responsable del Sistema deberá dejar constancia, por escrito, de todas las actuaciones de investigación que se lleven a cabo.
El plazo máximo de tramitación del procedimiento de investigación será de tres (3) meses desde la recepción de la comunicación por el Responsable del Sistema, pudiéndose prorrogar hasta un máximo de tres (3) meses adicionales para casos de especial complejidad que requieran una ampliación del plazo. La decisión de prorrogar el procedimiento deberá ser motivada y constar por escrito.
4. Conclusiones del procedimiento de investigación y comunicación a los
afectados
El procedimiento de investigación finalizará con un informe final emitido por el Responsable del Sistema exponiendo las conclusiones del caso, su valoración y su resolución.
1) En caso de que la conducta no constituya infracción, se procederá a su archivo.
2) En caso de que la conducta pueda ser constitutiva de infracción no penal, se dará traslado al departamento de Recursos Humanos para que adopte las medidas disciplinarias pertinentes de conformidad con el Convenio Colectivo de aplicación, con el fin de respetar al máximo los derechos de los trabajadores.
3) En caso de que la conducta pueda ser constitutiva de infracción penal, se comunicarán, de inmediato, los hechos al Ministerio Fiscal o a los órganos judiciales pertinentes y se adoptaran de forma cautelar las medidas pertinentes.
4) En caso de que se haya interpuesto una denuncia de mala fe, basándose en datos o informaciones falsas, se dará traslado al departamento de Recursos Humanos para que adopte las medidas disciplinarias pertinentes de conformidad con el Convenio Colectivo aplicable.
5) En caso de que se detecte que alguno de los controles establecido por la empresa no es eficaz, el Responsable del Sistema propondrá al Departamento correspondiente las correcciones oportunas teniendo en cuenta las deficiencias detectadas.
Cualquier decisión que se adopte se hará de forma razonada, proporcionada y considerando las circunstancias de los hechos denunciados, con pleno respecto siempre de los derechos y de las debidas garantías para el denunciante y para las personas afectadas, si las hubiera.
El Responsable del Sistema someterá su resolución al Consejo de Administración de la empresa si los hechos son de especial trascendencia, si la persona infractora tiene un cargo relevante o si los hechos pueden tener una repercusión para la empresa, tanto a nivel reputacional como de responsabilidad.
El Consejo de Administración ratificará o no la resolución por mayoría simple de sus miembros e informará al Responsable del Sistema. Por último, el Responsable del Sistema comunicará por escrito al denunciante y al denunciado la finalización del procedimiento de investigación y su resultado, indicando si se ha producido o no un incumplimiento de la normativa y, en su caso, las medidas disciplinarias adoptadas.
3. MEDIDAS DE PROTECCIÓN DEL INFORMANTE
Aquellas personas que, de buena fe, informen de cualquier incumplimiento, ilícito penal, infracción administrativa o conducta prohibida, a través del presente Sistema de Información gozarán de la debida protección de conformidad con lo establecido en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.
En el procedimiento de tramitación de comunicaciones, así como en los procedimientos de investigación derivadas de las mismas se actuará de conformidad con las siguientes garantías:
- Confidencialidad. El Responsable del Sistema actuará respetando el más estricto secreto sobre las comunicaciones recibidas y la identidad de denunciantes y denunciados, salvo requerimiento de las autoridades judiciales.
- Conflictos de intereses. Si los hechos comunicados afectan directamente al Responsable del Sistema o le pueden generar un conflicto de interés, este deberá abstenerse de intervenir en el procedimiento de tramitación de la denuncia, debiendo comunicar dicha situación al Consejo de Administración que, una vez verificada la existencia de dicho conflicto, encomendará su gestión a las personas designadas como personas autorizadas para delegar en ellos la gestión de las comunicaciones.
Se entenderá que hay conflicto de intereses en aquellos casos que los intereses particulares del Responsable puedan condicionar y limitar su objetividad e imparcialidad en la tramitación de la denuncia.
- Anonimato. El presente Sistema Interno de Información garantiza a los informantes la posibilidad de formular denuncias de forma anónima.
- Buena fe y compromiso de no represalias. Aquellas personas que, de buena fe, informen sobre infracciones normativas a través del Sistema de información están protegidas frente a cualquier tipo de represalia, discriminación y penalización por la denuncia realizada. La empresa no tolerará represalias de ningún tipo y sancionará a aquellas personas que no respeten este principio.
4. INFORMACIÓN BÁSICA DE PROTECCIÓN DE DATOS
Los tratamientos de datos personales que se obtengan y/o generen con motivo del Sistema de Información se tratarán de acuerdo con la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, la Ley Orgánica 7/2021, de 26 de mayo, de protección de datos personales tratados para fines de prevención, detección, investigación y enjuiciamiento de infracciones penales y de ejecución de sanciones penales y la Política de privacidad del Sistema de Información de Finetwork.
Responsable: WEWI MOBILE, S.L. (Finetwork); Finalidad y bases de legitimación: recibir y gestionar cualquier comunicación dirigida al Sistema de Información de Finetwork con base en el cumplimiento de una obligación legal; Derechos: en la medida que resulten de aplicación, tiene derecho a acceder, rectificar y suprimir los datos, así como otros derechos, indicados en la información adicional, que puede ejercer dirigiéndose a protecciondatos@finetwork.com o Av. San Luis de Cuba, 7B – 03600 – ELDA (ALICANTE); Información adicional en Política de Privacidad.
No se recopilarán datos personales cuya pertinencia no resulte manifiesta para tratar información específica o, si se recopilan por accidente, se eliminarán sin dilación indebida.
La persona a la que se refieran los hechos relatados no será en ningún caso informada de la identidad del informante.
Los datos recibidos serán conservados durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos comunicados.
En cualquier caso, transcurridos 3 meses desde la recepción de la comunicación sin que se hayan iniciado actuaciones, se procederá a su supresión del sistema o canal de recepción, excepto si la finalidad de la conservación es dejar constancia del funcionamiento del sistema o canal de recepción y los datos serán trasladados a un sistema de gestión interna de la compañía, donde podrán ser conservados durante un máximo de 10 años para cumplir con cualquier obligación legal o requerimiento de cualquier autoridad competente.